Wie schaffen wir es, dass Bürger*innen im ländlichen Raum von allen Veranstaltungen in ihrer Region erfahren – unabhängig von technischen Vorkenntnissen oder der Gemeindezugehörigkeit? Diese Frage stellte sich das Amt Süderbrarup in Schleswig-Holstein. Gemeinsam mit der 54 Grad Software GmbH und dem Smart City Amt Süderbrarup entstand eine Open-Source-Lösung, die über die ursprünglichen Anforderungen hinausgewachsen ist: Der Smarte Gemeinschaftskalender.

Die Herausforderung

Die bestehende Kalenderlösung im Amt Süderbrarup war weder intuitiv zu bedienen noch in der Lage, Veranstaltungen effizient zu verwalten. Besonders für kleine Vereine stellte der administrative Aufwand eine große Hürde dar. Hinzu kam ein grundlegendes Problem: Veranstaltungsinformationen blieben in isolierten Kalendersystemen „​​gefangen” und wurden nicht über Gemeindegrenzen hinweg geteilt – obwohl sie für Bürgerinnen und Bürger der gesamten Region relevant gewesen wären.

Die neue Lösung musste gleich mehrere Anforderungen erfüllen: den Verwaltungsaufwand für das Amt reduzieren, die Terminpflege für Veranstaltende durch Automatisierungen attraktiv machen und allen Bürger*innen – unabhängig von ihrer digitalen Kompetenz – Zugang zu Veranstaltungsinformationen ermöglichen.

Die technische Umsetzung

Als technisches Fundament wählten wir Mobilizon, eine praxisbewährte Open-Source-Plattform für Veranstaltungsmanagement. Die Entscheidung fiel bewusst auf diese Grundlage, da sie bereits eine standardisierte Datenstruktur mitbringt, die Interoperabilität mit anderen Systemen ermöglicht – einschließlich Föderation im Fediverse.

Um die vielzähligen Anpassungen an Mobilizon vorzunehmen, schreiben wir ein eigenes Backend mit PHP und dem Framework Laravel. Alle Daten werden in einer PostgreSQL-Datenbank gespeichert. Das komplette Frontend wurde mit Vue.js und Typescript umgesetzt. Als UX-Bibliothek nutzen wir KERN-UX – ein Framework, welches von der Schleswig-Holsteinischen und Hamburger Verwaltung initiiert wurde. Da es bis dato keine eigene Implementierung für Vue.js/Typescript gegeben hat, haben wir uns dessen angenommen.

Kernfunktionen

Der Smarte Gemeinschaftskalender bietet eine umfassende Funktionsliste für verschiedene Nutzergruppen.

Für Veranstalter*innen: Einzeltermine und Serientermine können unkompliziert angelegt werden. Bestehende digitale Kalender lassen sich automatisiert synchronisieren und iCal-Dateien können importiert werden. Mit dem integrierten Werbemittelgenerator lassen sich zudem ansprechende Veranstaltungsankündigungen erstellen – ein besonders wertvolles Feature für ehrenamtliche Organisationen ohne eigene Grafikabteilung. Jeder Veranstalter verfügt zudem über eine eigene öffentliche Organisationsseite. Neben einer selbst gewählten Beschreibung, Verlinkungen, einem Logo und der Adresse mit Kartenansicht, werden die anstehenden Veranstaltungen der Organisation übersichtlich angezeigt. 

Für Bürger*innen: Den zentralen Mehrwert bietet die gebündelte Übersicht aller Termine – flexibel in einer Kartenansicht, Listenansicht oder klassisch im Kalenderformat. Die differenzierten Suchfilter unterstützen dabei, schnell die richtigen Veranstaltungen zu finden. Durch die personalisierbaren E-Mail-Benachrichtigungen werden Bürger*innen zudem proaktiv und automatisiert über relevante Veranstaltungen informiert. 

Die webbasierte Oberfläche benötigt keine App-Installation und ist direkt über den Browser erreichbar. Eine Anmeldung für Bürger*innen ist nicht erforderlich, um auf die Termininformationen zuzugreifen. Dadurch ist die Nutzung des Kalenders besonders niedrigschwellig. 

Für Gemeinden: Der Smarte Gemeinschaftskalender bietet vielfältige Möglichkeiten, um ihn in bestehende digitale Infrastrukturen einzubinden. Durch Website-Integrationen lassen sich anstehende Termine auf der eigenen Website anzeigen – die einmalig angelegte Integration bleibt automatisiert stets aktuell. Darüber hinaus lassen sich mit wenigen Klicks rotierende Infomonitor-Ansichten generieren, die sich durch die hohe Individualisierbarkeit für verschiedenste Einsatzgebiete eignen. Zudem erlaubt die dezentrale Architektur eine Vernetzung verschiedener Kalenderinstanzen – auch über Gemeindegrenzen hinweg.

Föderation: Vernetzung über Grenzen hinweg

Ein zentrales Alleinstellungsmerkmal des Smarten Gemeinschaftskalenders ist die Fähigkeit zur Föderation. Verschiedene unabhängig betriebene Kalenderinstanzen können sich miteinander vernetzen und Veranstaltungsdaten teilen. Bürgerinnen und Bürger erhalten dadurch einen umfassenden Überblick über Veranstaltungen – nicht nur in ihrer eigenen Gemeinde, sondern in der gesamten Region.

Diese Architektur ermöglicht es, dass Kommunen ihre eigenen Kalenderinstanzen mit voller Datenhoheit betreiben, während gleichzeitig ein übergreifendes Netzwerk entsteht. Der regionale Tourismus profitiert ebenso davon wie die interkommunale Zusammenarbeit.

TAViAS (Termine, Angebote & Veranstaltungen im Amt Süderbrarup) war die erste realisierte Instanz. Sie bündelt Veranstaltungen aus allen 13 amtsangehörigen Gemeinden an einem zentralen Ort und dient als Blaupause für weitere Kommunen.

Open Source

Die Software wird unter der AGPLv3-Lizenz veröffentlicht. Der Quellcode ist sowohl auf Open Code – der bundesweiten Plattform für Open-Source-Software der Verwaltung – als auch auf GitHub verfügbar.

Wir haben ein ausführliches Handbuch erstellt, das die Funktionen für Nutzende, Veranstaltende und betreibende Gemeinden ausführlich erklärt. Zusätzlich dokumentiert ein Entwicklungsbereich das Self-Hosting, die Repositories und die verwendeten Technologien.

Förderung und Kooperation

Die Entwicklung wurde im Rahmen des Landesprogramms Offene Innovation der Staatskanzlei Schleswig-Holstein finanziert und durch den DigitalHub.SH betreut. Das Programm fördert Open-Source-Projekte, die digitale Souveränität und Innovation stärken.

Interesse geweckt?

Der Smarte Gemeinschaftskalender steht als Open-Source-Software zur freien Verfügung. Gemeinden, Vereine oder Organisationen können die Lösung selbst hosten und an ihre Bedürfnisse anpassen – kostenlos und ohne Lizenzgebühren.

Sie möchten den Smarten Gemeinschaftskalender in Ihrer Kommune einsetzen?

Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung, Anpassung und dem Betrieb. Ob technische Beratung, individuelles Hosting oder maßgeschneiderte Erweiterungen – sprechen Sie uns an.

Kunden: Amt Süderbrarup
Dienstleistungen: Beratung bei der Konzeption, Software Entwicklung (Fullstack), Hosting
Projektzeitraum: 2024 – 2025
Links:
https://tavias.de
Dokumentation
Github Repo